Event Co-ordinator 2014 - opportunity

Through the Rural Alliances project there funding to support the role of a coordinator for the 2014 Llandovery Sheep Festival.
The Llandovery Sheep Festival has been a great success, now in its 5th year each year the event continues to grow with new traders and exhibitors wanting to be part of the weekend. The funding has been made available to allow an individual to undertake around 300 hours starting as soon as possible until October (the event is in September.)
The role includes: liaison with traders and exhibitors/Press and PR/graphic designers/ sponsors, funders and patrons/ gaining licences and permissions and the wider Llandovery community. gaining licences and permissions, maintaining records and reporting to the Sheep Festival organising committee
The individual must have be a computer literate administrator with the energy and drive to make things happen; well organised and confident using social media and able to teach others. He/she must be flexible and able to work well under pressure; and able to meet deadlines
If you are interested in the role or would like further information please contact Laura Thomas, Sustainable Tourism Officer at the Brecon Beacons National Park before the 27th March 2014.
Click to email 01874 620490

Llandovery Sheep Festival
Event Co-ordinator

Role Description
Now in its 5th year the Llandovery Sheep Festival was created to celebrate the town’s droving history in a fun and quirky way for the benefit of residents and visitors. The aim is to raise the profile of the town but also to raise awareness of the rural economy & in particular the wool industry.

The Brecon Beacons National Park Authority has supported the festival from the beginning and continues to do so through the Rural Alliances project. The festival grows in popularity and scale each year with new traders and exhibitors wanting to be part of the weekend. In addition the committee is keen to add different events and activities to the weekend therefore it is necessary to appoint a suitable contractor to work with the Llandovery Sheep Festival committee to help with the event organisation.

Through the Rural Alliances project there is funding to support the role of a coordinator for the September 2014 Llandovery Sheep Festival. The funding has been made available to allow an individual to undertake an agreed amount of hours starting as soon as possible until October 2014.

Event Co-ordinator tasks will include
• Liaison with traders and exhibitors.
• Liaise with press and pr to encourage wide coverage of the event.
• Take control of the compilation of the programme and its distribution.
• Invoicing and collecting of fees from stallholders and maintaining basic accounts for the group.
• Liaising between town traders to encourage potential displays and sourcing sponsorship.
• Licensing, permissions and regulatory compliance
• Responsible for updating social media channels and website and teaching others how to use these channels.
• Other duties as from time to time required


The Event Co-ordinator will be expected to to ensure that ideas and suggestions are followed through and done thoroughly in order for a successful event to take place.
He/she must be flexible, well organised and able to work well under pressure and to deadlines

Essential experience:
• Excellent written English
• Able to work in Word and Excel
• Computer Literacy & knowledge of social media

Desirable experience:
• Welsh language skills
• Knowledge of website updating in CMS
• PR or journalistic experience
• Experience of working with a similar group or festival



Timescale
The Llandovery Sheep Festival will take place on the weekend of 28-29 September therefore ideally the coordinator will be able to start immediately.
It is estimated that there will be about 300 hours of work involved, but the fees will be based on satisfactory completion of the task
Proposals to undertake the work including a written quotation of fees required should be submitted by 3pm Thursday 27th March 2014.

Please note that this is not an offer of employment and the contractor will be required to cover their own NI, pension, holidays, sick pay etc. A contract will be issued to the contractor on appointment.

Submission of Proposals

Please submit a brief proposal for under-taking the contract. A CV and covering letter with breakdown of costs will suffice. It is important that the submissions highlight relevant skills and an outline of relevant experience, clearly and in a manner which will demonstrate value for money and ability to undertake and complete the work successfully.

It is not envisaged that this role will be a full time role therefore submissions should highlight the daily rate expected and the total fee for undertaking the task, based on the number of days the proposer expects to take to fulfill the brief successfully. Any assumptions made by the consultant in their costs should be clearly stated in their proposal. Proposals should be submitted at the latest by email by 3pm Thursday 27th March 2014.

For further information, please contact Laura Thomas, Sustainable Tourism Officer on 01874 620490 or on the below email address / postal address.
Click to email
Laura Thomas, Sustainable Tourism Officer
Brecon Beacons National Park Authority
Plas y Ffynnon
Cambrian Way
Brecon, LD3 7HP

Although price will be a material factor, the ability of the contractor to deliver a cost effective solution that reflects value for money will be fundamental and so the lowest tender may not necessarily be accepted. A schedule of staged payments will be agreed at an inception meeting. Tenders should include a proposal for staged payments.

Background to the Rural Alliances project

This brief is issued by Brecon Beacons National Park Authority (BBNPA). BBNPA is the lead partner in a transnational project called Rural Alliances (RA) that aims to encourage and support rural enterprises and communities to work together in new alliances to generate new business opportunities, safeguarding and improving rural services and making their areas special places for people to visit, live in and raise their families. The project is made up of 12 partners from rural areas in North West Europe and a core theme of the project is the exchange of best practice between the different EU regions.

RA will run until July 2015 is a funded by the EU's Interreg IVB North West Europe programme and has received match funding from the Welsh Government.

Drwy brosiect y Cynghreiriau Gwledig, mae cyllid i gefnogi rÔl cydlynydd i Wyl Ddefaid Llanymddyfri 2014.
Mae Gŵyl Ddefaid Llanymddyfri wedi bod yn llwyddiant mawr. Bellach yn ei 5ed flwyddyn, mae’r digwyddiad yn parhau i dyfu bob blwyddyn, gyda masnachwyr ac arddangoswyr newydd yn awyddus i fod yn rhan o’r penwythnos. Mae’r cyllid ar gael i adael i unigolyn ymgymryd ag oddeutu 300 awr o waith gan ddechrau mor fuan ag y bo modd tan fis Hydref (ym mis Medi y mae’r digwyddiad ei hun).
Mae’r rÔl yn cynnwys: cysylltu â masnachwyr ac arddangoswyr/y wasg a chysylltiadau cyhoeddus/dylunwyr graffeg/noddwyr a chyllidwyr; sicrhau trwyddedau a chaniatadau; cysylltu â chymuned ehangach Llanymddyfri; cadw cofnodion ac adrodd wrth bwyllgor trefnu Gŵyl Ddefaid Llanymddyfri.
Rhaid i’r unigolyn dan sylw fod yn weinyddwr sy’n hyddysg mewn cyfrifiadura ac sydd â’r egni a’r cymhelliad i beri i bethau ddigwydd. Rhaid iddo fod yn drefnus ac yn hyderus wrth ddefnyddio cyfryngau cymdeithasu gyda’r gallu i addysgu pobl eraill. Rhaid iddo/iddi fod yn hyblyg ac yn gallu gweithio’n dda o dan bwysau, yn ogystal â chyflawni gwaith erbyn amserau penodedig.
Os oes gennych ddiddordeb yn y rÔl neu hoffech ragor o wybodaeth, cysylltwch â Laura Thomas, Swyddog Twristiaeth Gynaliadwy ym Mharc Cenedlaethol Bannau Brycheiniog cyn 27 Mawrth.
Click to email 01874 620490

Cydlynydd Digwyddiad
Gŵyl Ddefaid Llanymddyfri

Disgrifiad o’r RÔl
Bellach yn ei 5ed flwyddyn, crëwyd Gŵyl Ddefaid Llanymddyfri i ddathlu hanes porthmona’r dre mewn ffordd hwyliog ac unigryw er budd y trigolion ac ymwelwyr. Y nod yw codi proffil y dre ond hefyd ymwybyddiaeth o’r economi wledig ac, yn arbennig, y diwydiant gwlân.

Mae Awdurdod Parc Cenedlaethol Bannau Brycheiniog wedi cefnogi’r ŵyl o’r cychwyn cyntaf ac yn parhau i wneud hynny drwy brosiect y Cynghreiriau Gweledig. Mae’r ŵyl yn tyfu’n fwyfwy o ran ei maint a’i phoblogrwydd bob blwyddyn gyda masnachwyr ac arddangoswyr newydd yn dymuno bod yn rhan o’r penwythnos. Ar ben hynny, mae’r pwyllgor yn awyddus i ychwanegu gwahanol ddigwyddiadau a gweithgareddau at y penwythnos, felly mae angen penodi contractwr addas i gydweithio â phwyllgor Gŵyl Ddefaid Llanymddyfri i helpu i drefnu’r digwyddiad.

Drwy brosiect y Cynghreiriau Gwledig, mae cyllid i gefnogi rÔl cydlynydd i Ŵyl Ddefaid Llanymddyfri ym mis Medi 2014. Mae’r cyllid ar gael i adael i unigolyn ymgymryd â nifer penodedig o oriau gan gychwyn cyn gynted ag y bo modd tan fis Hydref 2014.

Bydd tasgau Cydlynydd y Digwyddiad yn cynnwys
• Cysylltu â masnachwyr ac arddangoswyr.
• Cysylltu â’r wasg a chysylltiadau cyhoeddus i hybu sylw eang i’r digwyddiad.
• Ymgymryd â rheoli llunio’r rhaglen â’i dosbarthu.
• Anfonebu a chasglu ffioedd gan stondinwyr a chadw cyfrifon sylfaenol i’r grŵp.
• Cysylltu rhwng masnachwyr y dre i hybu arddangosiadau posibl ac i geisio nawdd.
• Trwyddedu, caniatadau a chydymffurfio â rheoliadau
• Bod yn gyfrifol am ddiweddaru sianeli cyfryngau cymdeithasu a’r wefan ac addysgu eraill sut i ddefnyddio’r sianeli hyn.
• Dyletswyddau eraill fel bo’u hangen o bryd i’w gilydd


Disgwylir i Gydlynydd y Digwyddiad sicrhau bod syniadau ac awgrymiadau’n cael eu dilyn i’r pen, gan ymdrin â nhw’n drylwyr er mwyn gwneud yn siŵr y bydd y digwyddiad yn llwyddiant.
Rhaid iddo/iddi fod yn hyblyg, yn drefnus ac yn gallu gweithio’n dda o dan bwysau ac erbyn amserau/dyddiadau penodedig.

Profiad hanfodol:
• Saesneg ysgrifenedig rhagorol
• Y gallu i weithio yn Word ac Excel
• Bod yn hyddysg mewn cyfrifiadura a gwybodaeth am y cyfryngau cymdeithasu

Profiad dymunol:
• Sgiliau yn y Gymraeg
• Gwybodaeth am ddiweddaru gwefannau mewn CMS
• Profiad mewn Cysylltiadau Cyhoeddus neu newyddiaduraeth
• Profiad o weithio gyda grŵp neu ŵyl debyg



Amserlen
Cynhelir Gŵyl Ddefaid Llanymddyfri ar benwythnos 28-29 Medi felly, yn ddelfrydol, bydd y Cydlynydd yn gallu dechrau ar unwaith.
Amcangyfrifir y bydd y rÔl yn golygu oddeutu 300 awr o waith, ond bydd y ffioedd yn seiliedig ar gwblhau’r dasg yn foddhaol.
Dylai ceisiadau i ymgymryd â’r gwaith, gan gynnwys dyfynbris ysgrifenedig am y ffioedd angenrheidiol, gael eu cyflwyno erbyn 3pm ddydd Iau 27 Mawrth.

Dylid nodi nad cynnig cyflogaeth yw hwn a bydd angen i’r contractwr dalu am ei Yswiriant Gwladol, pensiwn, gwyliau, taliadau salwch ac yn y blaen ei hun. Rhoddir contract i’r contractwr wrth gael ei benodi.

Cyflwyno Cynigion

Dylid cyflwyno cais byr i ymgymryd â’r contract. Bydd CV a llythyr esboniadol ynghyd â dadansoddiad o gostau’n ddigon. Mae’n bwysig bod y ceisiadau’n amlygu sgiliau perthnasol ynghyd ag amlinelliad o brofiad perthnasol, yn glir ac mewn ffordd a fydd yn dangos gwerth am arian a’r gallu i ymgymryd â’r gwaith a’i gwblhau’n llwyddiannus.

Ni ragwelir mai rÔl lawn amser fydd hon ac felly, dylai cyflwyniadau amlygu’r gyfradd ddyddiol a ddisgwylir a chyfanswm y ffi am ymgymryd â’r dasg, yn seiliedig ar nifer y dyddiau y mae’r ymgeisydd yn disgwyl eu cymryd er mwyn cyflawni’r briff yn llwyddiannus. Dylai unrhyw ragdybiaethau a wneir gan yr ymgynghorydd yn ei gostau gael eu datgan yn glir yn ei gais. Dylai ceisiadau gael eu cyflwyno drwy e-bost erbyn 3pm ddydd Iau 27 Mawrth 2014 fan bellaf.

Am wybodaeth bellach, cysylltwch â Laura Thomas, Swyddog Twristiaeth Gynaliadwy ar 01874 620490 neu yn y cyfeiriad e-bost / post isod.
Click to email
Laura Thomas, Swyddog Twristiaeth Gynaliadwy
Awdurdod Parc Cenedlaethol Bannau Brycheiniog
Plas y Ffynnon
Ffordd Cambria
Aberhonddu, LD3 7HP

Er y bydd y pris yn ystyriaeth o bwys, bydd gallu’r contractwr i ddarparu ateb cost-effeithiol sy’n adlewyrchu gwerth am arian yn sylfaenol ac felly efallai nad y tendr isaf o anghenraid fydd yn cael ei dderbyn. Cytunir ar gyfres o daliadau cyfnodol mewn cyfarfod ar y dechrau. Dylai tendrau gynnwys cais ar gyfer taliadau cyfnodol.

Cefndir i brosiect y Cynghreiriau Gwledig

Cyhoeddir y briff hwn gan Awdurdod Parc Cenedlaethol Bannau Brycheiniog (APCBB). APCBB yw’r partner arweiniol mewn prosiect trawswladol o’r enw Cynghreiriau Gwledig (CG) sy’n anelu at annog a chefnogi mentrau a chymunedau gwledig i gydweithio mewn cynghreiriau newydd i greu cyfleoedd busnes newydd, diogelu a gwella gwasanaethau gwledig a sicrhau bod eu hardaloedd yn lleoedd arbennig i bobl ymweld â nhw a byw a magu eu teuluoedd ynddyn nhw. Mae’r prosiect yn cynnwys 12 o bartneriaid o ardaloedd gwledig yng ngogledd-orllewin Ewrop ac un o themâu creiddiol y prosiect yw cyfnewid arferion gorau rhwng gwahanol ranbarthau’r UE.

Bydd CG yn rhedeg tan fis Gorffennaf 2015 ac fe’i hariennir gan raglen Interreg IVB Gogledd-Orllewin Ewrop yr UE ac mae wedi derbyn cyllid cyfatebol gan Lywodraeth Cymru.